E-Rechnung für Bauunternehmen: Abschlags-, Teil- und Schlussrechnungen als XRechnung
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Die Datei wird nur zur Prüfung verarbeitet, nicht gespeichert (bei Übernahme in ein Konto maximal 60 Minuten zwischengespeichert) und nie für KI-Training verwendet.
Fristen: Ausstellungspflicht für E-Rechnungen ab 01.01.2027 bei Vorjahresumsatz über 800.000 €, ab 01.01.2028 für alle inländischen B2B-Umsätze. Empfangspflicht seit 01.01.2025. Stand 06.09.2026.
Warum Baurechnungen die meisten Konverter überfordern
Eine Schlussrechnung nach VOB enthält die Gesamtleistung, zieht bereits gezahlte Abschläge ab, weist einen Sicherheitseinbehalt aus und endet mit einem Restzahlbetrag. Bei Nachunternehmerleistungen kommt § 13b UStG dazu, dann steht keine Umsatzsteuer auf der Rechnung. Einfache Online-Konverter lesen nur „Netto, USt, Brutto“ und erzeugen daraus eine XRechnung, deren Summen nicht zur Rechnung passen. Das Empfängerportal lehnt sie ab, oder schlimmer: sie wird angenommen und ist falsch.
So bildet die Bridge Bau-Rechnungsarten ab
| Rechnungsart | Rechnungstyp (BT-3) | Abbildung in der XRechnung |
|---|---|---|
| Abschlagsrechnung | 875 (oder 380) | Leistungsstand als Positionen; kumulierte Abschläge als Vorrechnungen (BG-3) |
| Teilrechnung | 876 | Abgeschlossener Teil der Leistung, eigenständig prüfbar |
| Schlussrechnung | 877 (oder 380 mit BG-3) | Gesamtleistung, angerechnete Abschläge als „Vorauszahlung“ (BT-113), Restzahlbetrag als Fälligkeitsbetrag (BT-115) |
| Sicherheitseinbehalt | BT-20 / Nachlass mit Grund | Als Zahlungsbedingung oder als Nachlass auf Dokumentebene mit Begründung; Betrag bleibt nachvollziehbar |
| Reverse Charge (§ 13b) | Steuerkategorie AE | USt-IdNr des Käufers Pflicht (BT-48), Hinweis „Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers“, Steuersatz 0 |
| Aufmaß, Stundenzettel, Lieferscheine | BG-24 Anhänge | Als eingebettete PDF-Anhänge in der XRechnung; gehen nicht verloren |
Die Bridge prüft die Summenlogik: Positionssumme, Nachlässe, Zuschläge, Steuer je Kategorie, Brutto, Vorauszahlungen und Fälligkeitsbetrag müssen zusammenpassen. Stimmt etwas nicht, steht es im Bericht (INV_016, INV_031), und nichts wird stillschweigend „korrigiert“.
Öffentliche Auftraggeber: Leitweg-ID und Portale
Bund, Länder und Kommunen verlangen XRechnung mit der Leitweg-ID des Auftraggebers als Käuferreferenz (BT-10). Die Bridge speichert die Leitweg-ID je Auftraggeber in den Kundenstammdaten und setzt sie automatisch ein; bei als Behörde gekennzeichneten Kunden wird eine ungültige oder fehlende Leitweg-ID als Fehler gemeldet, bevor Sie versenden. Leitweg-ID prüfen.
Ohne Wechsel der Bausoftware
- Upload: PDF aus der Bausoftware ins Browserfenster ziehen.
- Windows-Agent: Überwacht den Ausgangsordner Ihrer Software, wandelt jede neue PDF um und legt XRechnung plus Prüfbericht im Zielordner ab. Fehlende Angaben landen zur Prüfung im Web.
- API: Für Betriebe mit IT oder Softwarepartner.
- Eingang: XRechnungen und ZUGFeRD-Rechnungen von Nachunternehmern lesbar anzeigen, prüfen, exportieren.
Fristen für Bauunternehmen
Ausstellungspflicht ab 01.01.2027 bei Vorjahresumsatz über 800.000 €, ab 01.01.2028 für alle. Viele Bauunternehmen liegen über der Schwelle und sind damit ab 2027 betroffen. Öffentliche Auftraggeber verlangen XRechnung bereits heute. Der ZDH hat eine Verschiebung gefordert; solange der Gesetzgeber nichts ändert, gelten die genannten Termine.
Häufige Fragen
- Ja, wenn sie eine Rechnung im umsatzsteuerlichen Sinn ist und der Empfänger ein inländisches Unternehmen. Ab der jeweiligen Frist gilt die Ausstellungspflicht für alle Rechnungsarten, auch Abschlags- und Schlussrechnungen.
- Es gibt kein eigenes Feld. Üblich ist die Angabe in den Zahlungsbedingungen (BT-20) mit Betrag und Grund, oder ein Nachlass auf Dokumentebene mit Begründung. Die Bridge unterstützt beide Varianten und dokumentiert die Wahl im Bericht.
- Die Rechnung wird ohne Umsatzsteuer mit Steuerkategorie AE erstellt, die USt-IdNr des Leistungsempfängers ist Pflicht, der Hinweis auf die Steuerschuldnerschaft wird eingetragen. Fehlt etwas, meldet die Prüfung TAX_008 oder DE_003.
- Ja, als Anhang in der XRechnung (PDF, PNG, JPG, CSV, XLSX). Der Empfänger sieht die Anhänge in seinem Portal oder Viewer.
Muss eine Abschlagsrechnung überhaupt eine E-Rechnung sein?
Wie stelle ich den Sicherheitseinbehalt in der XRechnung dar?
Was ist mit § 13b bei Nachunternehmern?
Kann ich das Aufmaß mitschicken?
Quellen
- § 14 UStG, § 27 Abs. 38 UStG (Wachstumschancengesetz)
- BMF-Schreiben vom 15.10.2024 zur obligatorischen elektronischen Rechnung
- Standard XRechnung (KoSIT): https://xeinkauf.de/xrechnung/
- VOB/B §§ 14, 16, 17 (Abrechnung, Zahlung, Sicherheitsleistung)
- § 13b UStG (Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers)
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