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E-Rechnungs-Bridge

E-Rechnung Pflicht 2028: Ab dem 1. Januar 2028 für alle Unternehmen

Ab dem 1. Januar 2028 endet die letzte Übergangsfrist: Alle inländischen Unternehmen müssen Rechnungen an andere inländische Unternehmen als E-Rechnung (XRechnung oder ZUGFeRD ab 2.0.1) ausstellen, unabhängig vom Umsatz. PDF per E-Mail und Papier sind dann im B2B-Bereich nicht mehr zulässig. Ausnahmen bleiben Kleinbetragsrechnungen bis 250 €, B2C, bestimmte steuerfreie Umsätze und Kleinunternehmer als Aussteller.

Fristen: Ausstellungspflicht für E-Rechnungen ab 01.01.2027 bei Vorjahresumsatz über 800.000 €, ab 01.01.2028 für alle inländischen B2B-Umsätze. Empfangspflicht seit 01.01.2025. Stand 06.09.2026.

Wen 2028 betrifft

  • Alle Unternehmen mit bis zu 800.000 € Vorjahresumsatz, die ab 2027 noch nicht verpflichtet waren.
  • Freiberufler, Einzelunternehmer, GbRs, Vereine mit unternehmerischer Tätigkeit, sofern Rechnungen an Unternehmen gehen.
  • Vermieter von Gewerbeimmobilien mit Umsatzsteueroption.
  • Kleinunternehmer nur als Empfänger, nicht als Aussteller (§ 34a UStDV).

Warum 2027 der bessere Starttermin ist

Größere Kunden sind ab 2027 verpflichtet und stellen ihre Eingangsprozesse auf E-Rechnung um. Wer 2027 noch PDF schickt, erzeugt dort Handarbeit und Nachfragen. Öffentliche Auftraggeber verlangen XRechnung ohnehin. Die Umstellung dauert mit der Bridge Minuten, nicht Monate; es gibt keinen Grund zu warten.

Die drei Schritte für kleine Betriebe

  1. Empfang sicherstellen: Ein E-Mail-Postfach genügt. Eingehende XML-Dateien mit dem E-Rechnungs-Viewer lesen und prüfen.
  2. Stammdaten vervollständigen: Kontaktperson mit Telefon und E-Mail, USt-IdNr oder Steuernummer, IBAN, E-Mail-Adresse; das sind die Pflichtfelder, die auf PDF-Rechnungen meist fehlen.
  3. Ausgang umstellen: Rechnung wie bisher schreiben, als PDF hochladen, E-Rechnung herunterladen und versenden. 5 Rechnungen im Monat kostenlos.

Rechnung hochladen und prüfen, was für die E-Rechnung fehlt

PDF-Rechnung hierher ziehen

oder klicken, um eine Datei auszuwählen. Max. 20 MB. Kein Konto nötig.

Die Datei wird nur zur Prüfung verarbeitet, nicht gespeichert (bei Übernahme in ein Konto maximal 60 Minuten zwischengespeichert) und nie für KI-Training verwendet.

Häufige Fragen

Ich bin Kleinunternehmer. Muss ich E-Rechnungen ausstellen?
Nein, Kleinunternehmer nach § 19 UStG dürfen weiterhin sonstige Rechnungen ausstellen (§ 34a UStDV). Empfangen müssen Sie E-Rechnungen aber, und viele Auftraggeber wünschen sie.
Reicht ein PDF mit eingebettetem XML?
Ja, wenn es ein ZUGFeRD-PDF ab 2.0.1 im Profil BASIC, EN 16931, EXTENDED oder XRECHNUNG ist. Ein normales PDF ist keine E-Rechnung.
Was kostet die Umstellung?
Mit der Bridge: 0 € für bis zu 5 Rechnungen im Monat, sonst ab 19 € im Monat. Ein neues Rechnungsprogramm ist nicht nötig.

Quellen

  • § 14 UStG, § 14b UStG, § 27 Abs. 38 UStG in der Fassung des Wachstumschancengesetzes
  • BMF-Schreiben vom 15.10.2024 (Ausstellung von Rechnungen nach § 14 UStG; Einführung der obligatorischen elektronischen Rechnung)
  • §§ 33, 34 UStDV (Kleinbetragsrechnungen, Fahrausweise)
  • Standard XRechnung (KoSIT): https://xeinkauf.de/xrechnung/
  • ZUGFeRD / Factur-X (FeRD): https://www.ferd-net.de/

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