PDF in ZUGFeRD umwandeln

ZUGFeRD ist ein hybrides Format: ein PDF/A-3, in dem die Rechnungsdaten als XML (CII) eingebettet sind. Aus einer normalen PDF-Rechnung wird ZUGFeRD, indem die Daten ausgelesen, geprüft, als XML erzeugt und in ein PDF/A-3 eingebettet werden. Rechtlich führend ist dabei der XML-Teil.

PDF-Rechnung hochladen, ZUGFeRD erstellen

Zielformat

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oder klicken, um eine Datei auszuwählen. Max. 20 MB. Kein Konto nötig.

Die Datei wird nur zur Prüfung verarbeitet, nicht gespeichert (bei Übernahme in ein Konto maximal 60 Minuten zwischengespeichert) und nie für KI-Training verwendet.

Warum ZUGFeRD für viele Betriebe das passende Format ist

Die Datei sieht aus wie bisher (PDF), Ihr Kunde kann sie lesen und ausdrucken, und gleichzeitig kann seine Buchhaltung die eingebetteten Daten automatisch verarbeiten. Für B2B-Kunden ohne Behördenportal ist das die Variante mit der geringsten Umstellung. Für öffentliche Auftraggeber verlangen die meisten Portale hingegen XRechnung als reines XML; dafür nutzen Sie PDF in XRechnung umwandeln.

Welches ZUGFeRD-Profil ist eine E-Rechnung?

Profil	E-Rechnung nach § 14 UStG?	Einsatz
MINIMUM	Nein	Nur Buchungshilfe, keine vollständigen Rechnungsdaten
BASIC WL	Nein	Ohne Positionen, nicht ausreichend
BASIC	Ja	Einfache Rechnungen mit Positionen
EN 16931 (COMFORT)	Ja	Standard für B2B; empfohlen
EXTENDED	Ja	Zusätzliche Branchendaten, zum Beispiel Bau
XRECHNUNG	Ja	ZUGFeRD-PDF mit XRechnung-konformem XML für Behörden, die Hybrid akzeptieren

ZUGFeRD 1.0 gilt nicht als E-Rechnung. Das Tool erkennt Profil und Version jeder eingehenden Datei und warnt bei MINIMUM, BASIC WL und 1.0 (Hinweis FMT_010).

Was bei der PDF/A-3-Erzeugung passiert

Viele PDFs aus älterer Software haben nicht eingebettete Schriften, Transparenzen oder Formularfelder und sind kein gültiges PDF/A. Das Tool konvertiert nach PDF/A-3 und prüft das Ergebnis. Gelingt die Konvertierung nicht, wird eine Ersatzdarstellung aus den Rechnungsdaten erzeugt und im Bericht vermerkt (PDF_002), damit nie ein ungültiges Hybrid-PDF entsteht. Der XML-Teil wird mit Mustangproject geprüft.

Schritte

PDF hochladen, Zielprofil wählen (Standard: EN 16931).
Erkannte Daten und fehlende Pflichtangaben in der Vorschau prüfen.
Im kostenlosen Konto Angaben ergänzen, ZUGFeRD erzeugen, Prüfbericht herunterladen.
Optional: Ordnerüberwachung mit dem Windows-Agent, damit jede neue PDF automatisch als ZUGFeRD im Ausgangsordner landet.

Häufige Fragen

Kann ich ZUGFeRD einfach an Behörden schicken?

Nur, wenn das Portal des Auftraggebers Hybridformate annimmt. Viele Landes- und Bundesportale verlangen XRechnung als reines XML oder das ZUGFeRD-Profil XRECHNUNG. Fragen Sie den Auftraggeber oder wählen Sie XRechnung.

Was gilt, wenn PDF-Bild und XML voneinander abweichen?

Der XML-Teil ist der rechtlich führende Teil (BMF-Schreiben vom 15.10.2024). Das Tool vergleicht Sichtteil und XML und meldet Abweichungen (`HYB_001`).

Funktioniert das auch mit Word- oder Excel-Rechnungen?

Ja, exportieren Sie die Rechnung als PDF und laden Sie dieses hoch. Eine eigene Word/Excel-Anleitung finden Sie unter E-Rechnung aus Word und Excel.

Ist ZUGFeRD dasselbe wie Factur-X?

Technisch ja. ZUGFeRD ab 2.1 und Factur-X sind identisch; Factur-X ist der französische Name desselben Standards.

Quellen

§ 14 UStG in der Fassung des Wachstumschancengesetzes
BMF-Schreiben vom 15.10.2024 (Ausstellung von Rechnungen nach § 14 UStG; Einführung der obligatorischen elektronischen Rechnung)
Standard XRechnung, KoSIT: https://xeinkauf.de/xrechnung/
ZUGFeRD / Factur-X, FeRD: https://www.ferd-net.de/
EN 16931-1: Semantisches Datenmodell der Kernelemente einer elektronischen Rechnung

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