XRechnung oder ZUGFeRD: Welches Format brauchen Sie?
XRechnung ist ein reines XML-Format (UBL oder CII) mit deutschen Zusatzregeln und Pflicht bei öffentlichen Auftraggebern. ZUGFeRD ist ein hybrides Format: ein PDF/A-3 mit eingebettetem CII-XML, das Menschen lesen und Maschinen verarbeiten können. Beide erfüllen EN 16931 und gelten als E-Rechnung. Faustregel: Behörden XRechnung, Unternehmen ZUGFeRD EN 16931, im Zweifel den Empfänger fragen.
Fristen: Ausstellungspflicht für E-Rechnungen ab 01.01.2027 bei Vorjahresumsatz über 800.000 €, ab 01.01.2028 für alle inländischen B2B-Umsätze. Empfangspflicht seit 01.01.2025. Stand 06.09.2026.
Vergleich
| Merkmal | XRechnung | ZUGFeRD |
|---|---|---|
| Dateiform | XML (UBL 2.1 oder CII D16B) | PDF/A-3 mit eingebettetem XML (CII) |
| Lesbar für Menschen | nur mit Viewer | ja, als PDF |
| Pflicht bei Behörden | ja (B2G, Leitweg-ID) | nur Profil XRECHNUNG, wenn Portal Hybrid akzeptiert |
| Zusatzregeln | BR-DE-1 bis BR-DE-28 (Kontakt, Zahlung, Käuferreferenz) | je Profil; Profil XRECHNUNG mit BR-DE |
| Profile | eine Ausprägung, Version 3.0.x | MINIMUM, BASIC WL, BASIC, EN 16931, EXTENDED, XRECHNUNG |
| E-Rechnung nach § 14 UStG | ja | ja ab 2.0.1 außer MINIMUM und BASIC WL |
| Anhänge | eingebettet (PDF, PNG, JPG, CSV, XLSX, ODS) | als PDF-Anhänge und im XML |
| Typischer Einsatz | B2G, automatisierte B2B-Eingänge | B2B mit Buchhaltungssoftware, Kunden ohne XML-Verarbeitung |
Entscheidungshilfe
- Empfänger ist eine Behörde oder ein öffentlicher Auftraggeber: XRechnung, Syntax nach Portalvorgabe (beide werden angenommen).
- Empfänger ist ein Unternehmen mit Buchhaltungssoftware: ZUGFeRD EN 16931; die Software liest das XML, der Sachbearbeiter das PDF.
- Empfänger hat ein automatisiertes Eingangssystem und wünscht XML: XRechnung UBL.
- Unklar: Beide erzeugen. Die Bridge wandelt jede Rechnung in beide Formate, ohne dass Sie sie neu erfassen.
Kann ich zwischen den Formaten wechseln?
Ja, verlustfrei, weil beide auf EN 16931 beruhen. XRechnung in ZUGFeRD ergänzt den Sichtteil, ZUGFeRD in XRechnung ergänzt die BR-DE-Pflichtfelder. Nicht abbildbare Felder stehen im Konvertierungsbericht.
Häufige Fragen
- Ja, ab ZUGFeRD 2.1 identisch mit Factur-X.
- Zwei XML-Syntaxen für dasselbe semantische Modell (EN 16931). UBL ist international verbreitet (Peppol), CII wird in ZUGFeRD verwendet. XRechnung erlaubt beide.
- Ja, als Käuferreferenz (BT-10) im XML. Ob das Behördenportal ein Hybridformat annimmt, ist eine andere Frage.
Ist Factur-X dasselbe wie ZUGFeRD?
Was ist UBL, was ist CII?
Kann ZUGFeRD eine Leitweg-ID enthalten?
Quellen
- § 14 UStG, § 14b UStG, § 27 Abs. 38 UStG in der Fassung des Wachstumschancengesetzes
- BMF-Schreiben vom 15.10.2024 (Ausstellung von Rechnungen nach § 14 UStG; Einführung der obligatorischen elektronischen Rechnung)
- §§ 33, 34 UStDV (Kleinbetragsrechnungen, Fahrausweise)
- Standard XRechnung (KoSIT): https://xeinkauf.de/xrechnung/
- ZUGFeRD / Factur-X (FeRD): https://www.ferd-net.de/
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