E-Rechnung im Handwerk: Pflicht erfüllen, Software behalten
Handwerksbetriebe müssen E-Rechnungen seit 2025 empfangen und ab 01.01.2027 (Vorjahresumsatz über 800.000 €) beziehungsweise 01.01.2028 (alle) an Geschäftskunden ausstellen. Rechnungen an Privatkunden bleiben ausgenommen. Ein Softwarewechsel ist nicht nötig: Die PDF aus der Handwerkersoftware wird zur geprüften XRechnung oder ZUGFeRD-Rechnung, per Upload, Ordnerüberwachung oder E-Mail.
Handwerkerrechnung als PDF hochladen und E-Rechnung prüfen
PDF-Rechnung hierher ziehen
oder klicken, um eine Datei auszuwählen. Max. 20 MB. Kein Konto nötig.
Die Datei wird nur zur Prüfung verarbeitet, nicht gespeichert (bei Übernahme in ein Konto maximal 60 Minuten zwischengespeichert) und nie für KI-Training verwendet.
Fristen: Ausstellungspflicht für E-Rechnungen ab 01.01.2027 bei Vorjahresumsatz über 800.000 €, ab 01.01.2028 für alle inländischen B2B-Umsätze. Empfangspflicht seit 01.01.2025. Stand 06.09.2026.
Welche Rechnungen im Handwerk betroffen sind
| Rechnung an | E-Rechnung Pflicht? | Hinweis |
|---|---|---|
| Privatkunden (B2C) | Nein | PDF oder Papier bleibt zulässig |
| Unternehmen, Vermieter mit Gewerbe, Hausverwaltungen | Ja (ab Frist) | Empfänger muss seit 2025 empfangen können |
| Öffentliche Auftraggeber | Ja, bereits jetzt | XRechnung mit Leitweg-ID |
| Generalunternehmer (Nachunternehmerleistung) | Ja, meist mit § 13b | Reverse Charge, keine USt auf der Rechnung |
| Kleinbetrag bis 250 € brutto | Nein | § 33 UStDV, freiwillig möglich |
Typische Handwerkerrechnungen und ihre Stolpersteine
- Stundenlohn und Material gemischt: Einheiten (Stunde, Stück, Meter, Pauschale) müssen als UN/ECE-Codes codiert werden (HUR, C62, MTR, LS). Die Bridge übersetzt automatisch und meldet unbekannte Einheiten (
INV_026). - Skonto: In der XRechnung nur in festem Format erlaubt (BR-DE-18). Die Bridge formatiert „2 % bei Zahlung innerhalb 10 Tagen“ regelkonform.
- Leistungsdatum: Nach UStG Pflicht, in vielen PDF-Rechnungen nur als Zeitraum oder gar nicht angegeben (Hinweis
DE_001). - Kontaktdaten: XRechnung verlangt Name, Telefon und E-Mail einer Ansprechperson (BR-DE-5 bis 7); einmalig in den Stammdaten hinterlegen.
- Abschlags- und Schlussrechnung: Auch im Handwerk üblich; siehe E-Rechnung im Bau.
Drei Wege, die zu Ihrem Betrieb passen
- Büro macht es selbst: Rechnung wie gewohnt schreiben, PDF hochladen, fehlende Angaben in der Prüfmaske ergänzen, E-Rechnung herunterladen und versenden. Ab der zweiten Rechnung unter einer Minute.
- Automatisch im Hintergrund: Der Windows-Agent überwacht den Rechnungsordner Ihrer Software und legt fertige E-Rechnungen daneben ab. Nur bei fehlenden Angaben ist ein Klick im Web nötig.
- Über den Steuerberater: Viele Kanzleien übernehmen die Umwandlung für ihre Mandanten. Fragen Sie nach; wir bieten ein Kanzleimodell an.
Eingangsrechnungen von Lieferanten und Großhandel
Großhändler und Hersteller stellen zunehmend auf ZUGFeRD und XRechnung um. Mit dem E-Rechnungs-Viewer lesen Sie diese Rechnungen, prüfen sie und exportieren sie für die Buchhaltung. Im Konto übernimmt die E-Mail-Inbox das automatisch.
Häufige Fragen
- Ausstellungspflicht ab 01.01.2028. Empfangen müssen Sie schon seit 01.01.2025. Viele Geschäftskunden verlangen E-Rechnungen aber bereits früher.
- In der Regel ja. ZUGFeRD im Profil EN 16931 ist eine E-Rechnung und zugleich ein lesbares PDF. Behörden verlangen meist XRechnung.
- 5 Rechnungen im Monat sind kostenlos. Starter mit 100 Rechnungen kostet 19 € im Monat, Business mit Ordnerüberwachung 59 €. Alle Preise zzgl. USt, monatlich kündbar.
- Nein. Der Browser genügt. Der Windows-Agent ist optional und eine kleine signierte Anwendung.
Ich habe unter 800.000 € Umsatz. Wann bin ich dran?
Reicht ZUGFeRD für meine Geschäftskunden?
Was kostet das für einen kleinen Betrieb?
Brauche ich neue Hardware oder eine Installation?
Quellen
- § 14 UStG, § 27 Abs. 38 UStG (Wachstumschancengesetz)
- BMF-Schreiben vom 15.10.2024 zur obligatorischen elektronischen Rechnung
- Standard XRechnung (KoSIT): https://xeinkauf.de/xrechnung/
- VOB/B §§ 14, 16, 17 (Abrechnung, Zahlung, Sicherheitsleistung)
- § 13b UStG (Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers)
- Zentralverband des Deutschen Handwerks (ZDH), Stellungnahmen zur E-Rechnung
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