Sicherheitseinbehalt in der E-Rechnung: Darstellung in XRechnung und ZUGFeRD
Fristen: Ausstellungspflicht für E-Rechnungen ab 01.01.2027 bei Vorjahresumsatz über 800.000 €, ab 01.01.2028 für alle inländischen B2B-Umsätze. Empfangspflicht seit 01.01.2025. Stand 06.09.2026.
Variante A: Zahlungsbedingung (empfohlen)
In BT-20 steht ein Text wie „Sicherheitseinbehalt 5 % gemäß § 17 VOB/B: 8.925,00 € brutto; fällig nach Abnahme/Ablauf der Gewährleistung“. Der Fälligkeitsbetrag (BT-115) enthält den vollen Betrag; der Einbehalt wird vom Auftraggeber bei Zahlung berücksichtigt. Vorteil: Rechnung und Umsatzsteuer bleiben unverändert prüfbar.
Variante B: Nachlass mit Grund
Der Einbehalt wird als Nachlass auf Dokumentebene (BG-20) mit Grund „Sicherheitseinbehalt“ ausgewiesen, wodurch Netto, Steuer und Brutto sinken. Das entspricht nicht der zivilrechtlichen Natur des Einbehalts (die Forderung besteht, ist nur nicht fällig) und wirkt sich auf die Umsatzsteuer aus. Nur nutzen, wenn der Auftraggeber es so verlangt.
Beispiel (Variante A)
| Zeile | Betrag |
|---|---|
| Netto | 150.000,00 € |
| USt 19 % | 28.500,00 € |
| Brutto (BT-112) | 178.500,00 € |
| Fällig (BT-115) | 178.500,00 € |
| Zahlungsbedingung (BT-20) | „Sicherheitseinbehalt 5 % = 8.925,00 €, Auszahlung nach Abnahme. Zahlbar 169.575,00 € bis 30.10.2026.“ |
Die Bridge übernimmt Einbehalte aus dem PDF in BT-20 und weist im Bericht darauf hin, wenn der auf dem PDF ausgewiesene Zahlbetrag vom XRechnung-Fälligkeitsbetrag abweicht, damit Sie die Darstellung bewusst wählen.
Häufige Fragen
- Nein. Die Umsatzsteuer entsteht auf das vereinbarte Entgelt; der Einbehalt ist eine Zahlungsmodalität. Bei Variante B würde die Rechnung ein geringeres Entgelt ausweisen, was meist nicht gewollt ist.
- Ja, nach § 17 VOB/B; dann entfällt der Einbehalt in der Rechnung und die Bürgschaft wird in BT-20 erwähnt.
Mindert der Einbehalt die Umsatzsteuer?
Kann ich den Einbehalt als Bürgschaft ablösen?
Quellen
- § 14 UStG, § 14b UStG, § 27 Abs. 38 UStG in der Fassung des Wachstumschancengesetzes
- BMF-Schreiben vom 15.10.2024 (Ausstellung von Rechnungen nach § 14 UStG; Einführung der obligatorischen elektronischen Rechnung)
- §§ 33, 34 UStDV (Kleinbetragsrechnungen, Fahrausweise)
- Standard XRechnung (KoSIT): https://xeinkauf.de/xrechnung/
- ZUGFeRD / Factur-X (FeRD): https://www.ferd-net.de/
- VOB/B § 17 (Sicherheitsleistung)
- § 641 BGB (Fälligkeit der Vergütung)
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