PDF in XRechnung umwandeln
Eine PDF-Rechnung wird zur XRechnung, indem die Rechnungsdaten aus dem PDF ausgelesen, um Pflichtangaben wie Leitweg-ID und Kontaktdaten ergänzt und als XML nach EN 16931 mit XRechnung-Regeln ausgegeben werden. Dieses Tool erledigt das im Browser: Vorschau sofort, Download mit Prüfbericht im kostenlosen Konto.
PDF-Rechnung hochladen, XRechnung erstellen
PDF-Rechnung hierher ziehen
oder klicken, um eine Datei auszuwählen. Max. 20 MB. Kein Konto nötig.
Die Datei wird nur zur Prüfung verarbeitet, nicht gespeichert (bei Übernahme in ein Konto maximal 60 Minuten zwischengespeichert) und nie für KI-Training verwendet.
So funktioniert die Umwandlung
- Hochladen: PDF aus Ihrer Rechnungs-, Handwerker- oder ERP-Software ins Feld ziehen. Text-PDFs werden regelbasiert gelesen, Scans im Konto per OCR.
- Prüfen: Erkannte Daten (Verkäufer, Käufer, Positionen, Summen, Steuern) erscheinen in der Vorschau. Fehlende Pflichtangaben sind markiert, zum Beispiel die Käuferreferenz (BT-10) oder die Kontaktdaten des Verkäufers (BR-DE-5 bis BR-DE-7).
- Ergänzen: Im kostenlosen Konto tragen Sie fehlende Angaben in der Prüfmaske nach. Stammdaten und Kundendaten werden gespeichert; ab der zweiten Rechnung desselben Layouts dauert es unter einer Minute.
- Erzeugen und validieren: Die XRechnung wird als UBL oder CII erzeugt, zurückgelesen und mit dem Original verglichen. Anschließend prüft der KoSIT-Validator die Datei. Der Prüfbericht liegt dem Download bei.
Was das Tool anders macht als einfache Konverter
- Keine stillschweigende Änderung: Beträge werden nie gerundet oder „passend gemacht“. Stimmt eine Summe nicht, steht es im Bericht (zum Beispiel Fehler
INV_014). - Bau-Rechnungsarten: Abschlags-, Teil- und Schlussrechnungen nach VOB mit angerechneten Abschlägen (BT-113), Sicherheitseinbehalt und Reverse Charge nach § 13b UStG werden korrekt abgebildet.
- Beide Syntaxen: XRechnung als UBL und als CII. Manche Empfängerportale und ERP-Systeme akzeptieren nur eine davon.
- Offizielle Prüfung: Nicht „sieht gültig aus“, sondern geprüft mit dem KoSIT-Validator in der aktuellen XRechnung-Konfiguration. Die Version steht im Bericht.
- Automatisierung: Ordnerüberwachung mit dem Windows-Agent, E-Mail-Inbox oder API, wenn es mehr als ein paar Rechnungen im Monat sind.
Welche PDFs funktionieren?
Am besten funktionieren PDFs direkt aus der Software (mit Textebene). Gescannte oder fotografierte Rechnungen werden erkannt und im Konto per OCR gelesen; alle Werte gelten dann als unsicher und werden zur Kontrolle markiert. Verschlüsselte PDFs können nicht verarbeitet werden (Fehler PDF_003). Mehrseitige Rechnungen mit Positionstabellen über mehrere Seiten, prozentuale Nachlässe, Zuschläge und Anhänge werden unterstützt.
Welche Angaben eine XRechnung zusätzlich braucht
| Angabe | Feld | Regel | Woher |
|---|---|---|---|
| Käuferreferenz (bei Behörden: Leitweg-ID) | BT-10 | BR-DE-15 | Vom Auftraggeber mitgeteilt; im Tool je Kunde gespeichert |
| Kontakt Verkäufer: Name, Telefon, E-Mail | BT-41 bis BT-43 | BR-DE-5 bis BR-DE-7 | Einmalig in den Stammdaten |
| USt-IdNr oder Steuernummer | BT-31 / BT-32 | BR-DE-16 | Stammdaten |
| Zahlungsart und Bankverbindung | BT-81, BG-17 | BR-DE-1, BR-DE-23 | Stammdaten |
| E-Mail-Adresse von Verkäufer und Käufer | BT-34 / BT-49 | EN 16931 | Stammdaten und Kundendaten |
| Leistungs- oder Lieferdatum | BT-72 / BG-14 | § 14 Abs. 4 Nr. 6 UStG | Aus dem PDF, sonst nachtragen |
Die Rechnung wird mit den offiziellen Prüfwerkzeugen gegen die unterstützten technischen und fachlichen Regeln geprüft. Steuerliche und rechtliche Beurteilung bleibt bei Ihnen beziehungsweise Ihrer Steuerberatung.
Häufige Fragen
- Ja. Die Vorschau mit Prüfbericht ist ohne Konto kostenlos. Für den Download der XRechnung legen Sie ein kostenloses Konto an (E-Mail und Passwort, kein Zahlungsmittel) mit 5 Rechnungen im Monat. Validator und Viewer bleiben unbegrenzt kostenlos.
- Für inländische B2B-Umsätze gilt ab 01.01.2027 die Ausstellungspflicht für Unternehmen mit über 800.000 € Vorjahresumsatz, ab 01.01.2028 für alle. Ein reines PDF ist dann keine E-Rechnung mehr. Bis dahin ist PDF mit Zustimmung des Empfängers weiter zulässig.
- Beides ist XRechnung. Öffentliche Auftraggeber akzeptieren beide Syntaxen. Fragen Sie im Zweifel den Empfänger; viele ERP-Systeme importieren UBL leichter, ZUGFeRD basiert auf CII. Das Tool erzeugt beide.
- Ohne Konto werden Dateien nur zur Prüfung verarbeitet und nicht gespeichert. Für die Übernahme in ein neues Konto wird die Datei maximal 60 Minuten zwischengespeichert. Server stehen in Deutschland. KI-Verarbeitung findet nur im Konto und nur nach Ihrer Zustimmung statt.
- Rechnungstypen 326, 380, 384, 389, 875, 876 und 877 sind zulässig. Schlussrechnungen führen angerechnete Abschläge (BT-113) und Vorrechnungen (BG-3). Das Tool erkennt solche Rechnungen aus dem PDF und prüft die Summenlogik.
Ist die Umwandlung von PDF in XRechnung kostenlos?
Reicht eine PDF-Rechnung ab 2027 noch aus?
UBL oder CII: Was soll ich wählen?
Werden meine Rechnungsdaten gespeichert?
Was ist mit Abschlags- und Schlussrechnungen?
Quellen
- § 14 UStG in der Fassung des Wachstumschancengesetzes
- BMF-Schreiben vom 15.10.2024 (Ausstellung von Rechnungen nach § 14 UStG; Einführung der obligatorischen elektronischen Rechnung)
- Standard XRechnung, KoSIT: https://xeinkauf.de/xrechnung/
- ZUGFeRD / Factur-X, FeRD: https://www.ferd-net.de/
- EN 16931-1: Semantisches Datenmodell der Kernelemente einer elektronischen Rechnung
Weiterlesen
Ihre Software bleibt. Ihre Rechnungen werden E-Rechnungen.
Kostenloses Konto mit 5 Rechnungen im Monat, Validator und Viewer unbegrenzt. Upgrade erst, wenn Sie mehr brauchen.
Kein Zahlungsmittel nötig. 5 Rechnungen im Monat kostenlos.