E-Rechnung mit Word und Excel: XRechnung und ZUGFeRD ohne Wechsel

Ausgangslage mit Word und Excel

Viele Kleinbetriebe, Freiberufler und Vereine schreiben Rechnungen mit einer Word- oder Excel-Vorlage. Ein Rechnungsprogramm nur wegen der E-Rechnung anzuschaffen, ist oft unverhältnismäßig. Mit einer sauberen Vorlage funktioniert die Erkennung zuverlässig.

Worauf es bei diesen Rechnungen ankommt

• Vorlage sauber halten: Rechnungsnummer, Datum, Leistungsdatum, Kundenadresse, Positionstabelle mit Menge, Einheit, Einzelpreis, Gesamtpreis; Netto, USt-Satz, USt-Betrag, Brutto.
• Als PDF speichern: In Word „Speichern unter → PDF“, in Excel ebenso; keine Screenshots oder Scans.
• Stammdaten einmal eintragen: Kontaktperson mit Telefon und E-Mail, USt-IdNr oder Steuernummer, IBAN. Danach werden sie automatisch übernommen.
• Kleinunternehmer: Hinweis nach § 19 UStG auf die Rechnung; die Bridge setzt Steuerkategorie E und den Befreiungsgrund.

So läuft die Anbindung

1. Erste Rechnung hochladen: Die Bridge erkennt das Layout und speichert eine Lieferantenvorlage; Stammdaten (Kontakt, USt-IdNr, Bankverbindung, E-Adresse) tragen Sie einmal ein.
2. Kunden anlegen lassen: Beim Wiedererkennen eines Kunden werden Leitweg-ID, E-Adresse und Zielformat vorgeschlagen.
3. Automatisieren: Windows-Agent auf den Ausgangsordner richten oder die API nutzen. Nur Rechnungen mit fehlenden Pflichtfeldern brauchen einen Klick im Web.
4. Eingang: E-Rechnungen von Lieferanten per Inbox empfangen, anzeigen, exportieren.

Microsoft Word und Microsoft Excel sind Marken der Microsoft Corporation. Die E-Rechnungs-Bridge ist ein unabhängiges Produkt.